En Etkili Sunum Teknikleri Nelerdir?

Sunum; grup içerisinde etkili iletişim kurmanın ve verilmek istenen mesajları karşı tarafa iletmenin en etkili yollarından birisi olduğu için topluluk önünde konuşma yapmak, görüşleri dinleyenlere etkili bir biçimde aktarabilmek hem eğitim hem de iş hayatında çok büyük önem taşımaktadır. Sunum yapmak özellikle de bir kalabalık önünde bilinmeyen bir konu hakkında konuşulacaksa göz korkutucu olabilir ancak yeterli hazırlık ve doğru teknikler ile dinleyicilerin dikkatini çeken ve mesajları etkili bir şekilde ileten, güçlü ve ilgi çekici sunumlar yapılabilir.

Sunum İçeriği Hazırlanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

✅ Sunuma hazırlıkta ilk adım sunum içeriğini hazırlamaktır. Sunumu içeriğini oluşturmadan önce yapılması gereken ilk şey sunumun hangi amaca hizmet edeceğine karar vermektir zira sunumun amacına göre, sunum biçimi değişir. Bir sunumun amacı dinleyiciyi bilgilendirmek, ikna etmek, eğlendirmek, dinleyicilerin tutum ve davranışlarını değiştirmek ya da bunların bir bileşimi olabilir. Bu sebeple yapılacak sunumun ana mesajı olmalı ve sunum içeriği ana mesajı desteklemelidir. Ana mesajı bir bütün olarak düşünürsek, içerik bu bütünün parçaları olmalıdır.

✅ Etkili bir sunum herkesin dikkatini çeken bir giriş, sunulacak konuyu açıklayan bir gelişme ve ana mesajı özetleyen bir sonuç bölümünden oluşur. Sunumlar dinleyiciler için olduğundan konuya dinleyicilerin gözünden bakılması gerekir. Sunumda verilecek bilgilerse dinleyicilerin kültür ve bilgi düzeyine uygun olmalıdır. Bu sebepten ötürü sunumun hedef kitlesini tanımak, sunumu hedef kitlenin ihtiyaçlarına ve ilgi alanlarına göre özelleştirerek daha ilgi çekici ve alakalı bir hale getirmeye yardımcı olur. Örneğin bir grup profesyonele sunum yapılırken daha teknik bir dil kullanmak ve konunun belirli ayrıntılarına odaklanmak en doğru tercih olacaktır.

✅ Sunum içerikleri hazırlanırken tek kaynağa bağlı kalınmamalı ama güvenilir ve alanında uzmanlığını ispatlamış olan güvenilir kaynaklar baz alınmalıdır. Alakasız detaylar sunumdan çıkarılarak sunum içerikleri sadeleştirilmeli ve sadece dinleyici için kritik önemde olan; onların hayatlarını, algılarını ya da davranışlarını değiştirebilecek bilgiler aktarılmalıdır. Bu, konuşmacı paradoksuna düşme riskini de azaltacaktır. Ayrıca bilgiyi mantıklıca sunmanın çok farklı yolları olup; ana amaca, dinleyici kitlesine ve kişisel sunum tarzına en iyi uyan sunum biçimi tercih edilmelidir. Örneğin dinleyicileri bir konuya inandırmak için ikna edici anlatım biçimi seçilebilir.

✅ Dinleyicilere teknik terimler, açılımı yazılmayan kısaltmalar, yabancı dillerdeki ifadeler ve jargonlar gibi anlaşılması zor ifadeler kullanılması dinleyicilerin ilgisini sunumdan uzaklaştırır. Genel bir prensip olarak sunumun en az %90’ı salonun neredeyse tamamının anlayabileceği bir şekilde yapılmalıdır. Bunların mutlaka kullanılması gereken durumlarda bu tarz ifadeler ve terimler dinleyicilere onların anlayabileceği bir şekilde, aşina oldukları gündelik kavramlarla açıklanmalıdır. Ayrıca sunum araçlarındaki çeşitlilik sunumun hatırlanma oranını artırmaktadır nitekim bir sunum insanın ne kadar çok duyusuna hitap ederse o denli etkileyici olmaktadır.

✅ Sunum içeriği hazırlanırken ‘büyük, basit, açık, tutarlı ve devamlı‘ kurallarına uyulmalıdır. Slayt hazırlanırken kolay okunabilen yazı tipleri kullanılmalı, kalın karakter kullanılmalı ancak eğik veya altı çizili karakter kullanılmamalı, kontrast renkler tercih edilmeli, uzun cümlelerden kaçınılmalı, maddeleme işaretleri kullanılmalı, yazım ve imla kurallarına dikkat edilmelidir. Bir slaytta 60’tan sözcük yer alması, her satırda 7’den fazla kelime ve her slaytta 7’den fazla satır olması önerilmemekte olup başlıklarda 36-44 ve paragraflarda 20-32 punto yazı büyüklüğü okunabilirlik için idealdir. Ayrıca sunumun önemli kısımları daha büyük ve parlak yapılabilir.

✅ İnsanlar öğrendiklerinin %75’ini görerek, %13’ünü ise duyarak öğrendikleri için slaytların görselliği çok önemlidir. Sunum içeriği hazırlanırken iletmek istenen mesajla alakalı görseller seçilerek yazı ve görseller dengelenmeli, istenen mesajı en iyi aktaracak grafik türü seçilmeli (çizgi grafikler yıllar bazında, sütün grafikler belli bir an için, pasta grafikler oransal dağılımları aktarmada etkilidir), grafikler verileri sadece aktarmamalı yani kendilerini anlatabilmeli, renkler süs değil vurgu amacıyla kullanılmalıdır. Ayrıca tablo yerine infografik kullanılması önerilir.

Sunuma Hazırlanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

Sunum amacı belirlendikten, planlama yapıldıktan ve sunum içeriği hazırlandıktan sonra son dakika telaşı ile önemli bir noktayı atlamamak için detaylı bir kontrol listesi hazırlanmalıdır. Doğru sunum tarzını benimseyebilmek için sunum yapmadan önce sunum yapılacak dinleyici kitlesi hakkında bilgi (dinleyici sayısı, dinleyicilerin özellikleri, ilgi alanları, konu hakkında bilgi düzeyleri vb.) sahibi olunmalıdır. Örneğin dinleyici sayısı arttıkça iletişim tek yönlü ve resmi bir hal alacağı için kalabalık gruplara yapılan sunumlar kolay bir şekilde anlaşılır olmalıdır. Sunum yapılırken, hazırlık için harcanan her dakikanın değeri daha iyi anlaşılacağı unutulmamalıdır.

Sunum kaygısı; genellikle sunum performansı sergilenirken yaşanan bedensel, duygusal ve zihinsel değişimlerle kendini gösteren bir tür uyarılmışlık durumudur. Sunum kaygısı; konuya yabancılık ve etkili sunum teknikleri konusunda bilgili olmadan sunumu hazırlamış olma gibi durumlardan kaynaklanabilse de genellikle asıl neden topluluğa karşı rezil olma korkusudur. Üstelik tamamen normaldir! Sunum kaygısı bedenin hazırlanması için bireyi uyarma yoludur. Hatta ideal düzeydeki kaygı durumu ciddiye alarak başarılı olmayı destekler. Güzel haberse şu ki sunum kaygısı belirtilerinin çok küçük bir bölümü dinleyiciler tarafından fark edilir.

Sunumda konuşmacının rolü; dinleyicileri sunumunu daha kolay ve daha hızlı anlayabilmeleri için yönlendirmektir. Bunu en iyi şekilde yapabilmek için sunum yapılacak yeri ve kullanılacak teknik donanımı önceden görerek gereksinimleri ne kadarı karşıladığına bakmak sunumda yaşanabilecek teknik sorunların anlatıma gölge düşürmesini engelleyecektir. Örneğin U veya dairesel biçimdeki düzen dinleyicileri fikir alışverişine, kümelendirilmiş sandalyeler iş birliğine, hepsi konuşmacıya dönük şekilde sıralanan sandalyeler tek yönlü sunuma yönlendirir. Ayrıca SWOT analizi ile iyi bir konuşmacı olmak için geliştirilmesi gereken yönler tespit edilmelidir.
(Ayrıca Bakınız: SWOT Analizi Nedir? Nasıl Yapılır?)

Sunum Yaparken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

✅ Sunumlar her ne kadar profesyonel bir şekilde hazırlanmış olurlarsa olsunlar, dinleyicilere aktarılabildikleri oranda başarılı sayıldıkları için sunum esnasında kitleyle iletişim sanılandan önemlidir. Bu yüzden konuşmayı dinleyici ilgisini canlı tutacak şekilde kurgulamak (örneğin onları güldürerek, hayal güçlerini kullanmaya teşvik ederek ve onları şaşırtarak duygusal etki yaşatmak), vücut dili ve ses tonunun önemini es geçmemek (örneğin slaytı okuyup geçmek yerine dinleyicilerle göz teması kurmak), başarılı konuşmacıları taklit etmek yerine doğal stili oturtmak isabetli olacaktır. Zira etkili iletişim ne söylenildiğinden ziyade nasıl söylendiğidir.

✅ Etkileyici bir giriş yapmak dinleyicilerin dikkatinin konuşmacıya ve konuya çekilmesini sağlar. İyi bir giriş bölümü, dikkat çekmenin yanı sıra konunun bütünlüğü içerisinde sunumun önemini açıkça belirterek bir anlam ifade etmesi gerekir. Kısa cevaplı veya tepki ölçen bir soru sormak, etkileyici bir gerçeği belirtmek, alıntı yapmak, fıkra veya öykü anlatmak etkileyici girişler yapmak için tercih edilen yöntemlerdir. Girişlerde özellikle mizah kullanımının popüler olmasının nedeni gülümsemenin dinleyicinin tutumunu geliştiren bir enerji kaynağı olmasıdır. Böylece konuşmacı iyi bir izlenim kazanırken aynı zamanda ortamı tanıyıp rahatlayacaktır.
(Ayrıca Bakınız: Etkili Bir İlk İzlenim Nasıl Bırakılır?)

✅ Sunum esnasında dik durulmalı, omuzlar rahat tutulmalı, önemli noktaları vurgulamak ve coşkuyu iletmek için beden dili etkin bir şekilde kullanılmalı, gülümsenerek ve yüz ifadeleri kullanılarak hedef kitleye tutkulu olunduğu gösterilmeli, seyirciye doğru değil de seyirciyle konuşulmalı ama bu esnada dinleyicilere dinlediklerini hazmedecek mini aralıklar verilmelidir. Ayrıca sahnede durulan konum da önemli olup sahnede dinleyicilerin rahatlıkla görebileceği bir noktada durulması önerilir. Önemli bir şey söyleneceği zaman dinleyicilere birkaç adım yaklaşılmalı; konuyu değiştirirken ya da sessiz kalınan anlarda ise birkaç adım geri gidilmelidir.

✅ Soru cevap şeklinde ilerleyen sunumlar dinleyicileri soru sormaları için hazırlamak hem sıkılmamalarını, hem aktif olmalarını, hem de konuyu daha iyi anlamalarını sağlamak açısından önemlidir. Zaten ikna edici bir sunum için sunum sırasında veyahut sunumdan sonra sorulacak olan soruların doğruluğundan şüphe duyulmayacak kadar net şekilde yanıtlanması gerekir. Soru geldiğinde savunmaya geçilmemeli ve öncelikle soru iyi anlaşılmalıdır. Yanıtı bilinmeyen sorular için politik cevaplar vermeye çalışmak yerine dinleyicinin irtibat bilgilerini alıp yanıtı sunumdan sonra iletmek akıllıca olacaktır. Ayrıca dinleyicilere geri bildirim yaptırılmalıdır.

✅ Sunum yaparken dış görünüşün ortama uygun olması önemlidir. Burada önemli olan şık kıyafetler giymekten ziyade temiz ve düzgün bir görüntü oluşturmaktır. Dinleyicilerin aklında kalması istenen kelimeleri, sloganları ya da ifadeleri sunumun çeşitli yerlerinde tekrarlamakta akıllı bir hamle olacaktır. Sonuç bölümünde, sunumda ele alınan önemli konular özetlenerek ana fikirler yinelenir. Sonuç bölümünde bitiş cümlesinin iyi planlanması, bu esnada kısa ve yönlendirici olunması önerilmektedir. Ayrıca yapılan sunum düşünceleri değiştirme üzerine planlanmışsa konu hakkında ne yapılması gerektiği ile ilgili bir çağrı yapmak faydalı olacaktır.

Sunum Yaparken En Çok Yapılan Hatalar Nelerdir?

• Görsellerle ve uzun metinlerle dolu slaytlar kullanmak, karmaşık konuları basitleştirmemek
• Doğaçlama yapmadan duygusuz şekilde slayttan okumak, vurgulamalara dikkat etmemek
• Jest ve mimikleri yanlış kullanmak, akıcı şekilde konuşmamak, yanlış ses tonuyla konuşmak
• Ekranın önünü kapatmak, dinleyiciye arkasını dönmek, telaffuza ve süreye dikkat etmemek
• Ağır eleştiri, kişisel övgü, bilgiç üslup, özür dileme, kelime uzatma ve gereksiz tekrar yapmak
• Fazla kişisel olmak; mizahı saldırganlaşarak, aşırıya kaçarak yanlış zamanlama ile kullanmak
• Konunun dışına çıkmak, sunumda aniden durmak, sunum bittikten sonra sözü dolandırmak