En Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?

Zaman geri döndürülemeyen, depolanamayan, satın alınmayan, çoğaltılamayan değerli bir kaynaktır. Hiç şüphesiz sağlık ve para gibi zaman da yokluğunda büyük sıkıntılara yol açar. Bu nedenle zamanı verimli bir şekilde kullanmak hem iş hayatı hem rutin hayat için kritik öneme sahiptir. Zaman yönetimi her saati, dakikayı ve hatta her saniyeyi verimli kullanmak amacıyla zamanı ve yapılması gereken işleri planlı şekilde yönetmek olmakla birlikte, zamanın doğru ve etkili şekilde yönetilmesi verimliliği ve üretkenliği artırmaya gerçekten yardımcı olmaktadır.

En Önemli Zaman Yönetimi Tuzakları Nelerdir?

Zaman tuzakları, zamanı doğru ve verimli bir şekilde kullanmanın önündeki engellerdir. Zaman yönetiminin birinci kuralı zaman tuzaklarına karşı dikkatli olmaktır. Zaman yönetimi tuzakları konusunda dikkatli olarak zaman yönetimi tekniklerini kullanmaksa dengeli, disiplinli, düzenli yaşamak ve daha üretken olarak akademik hayatta, iş hayatında ve sosyal yaşamda başarılı olabilmek için kritik önem taşımaktadır. Günlük yaşamdaki en kritik zaman tuzakları şunlardır:

• Akıllı hedefler belirleyememek, etkili planlama yapamamak, gerektiğinde hayır diyememek
• Öncelikleri belirleyememek, öncelikleri sıralayamamak, dikkat dağıtıcılardan kaçınamamak
• İlham gelmesini, hatta şartların mükemmel olmasını beklerken sürekli olarak işleri ertelemek
• Uygun bir görev delegasyonu yapamamak ve hatta aynı anda birden fazla işe odaklanmak
• Başarısızlık korkusu, başkalarının ne diyeceği gibi düşüncelerle stres yönetimi yapamamak
• Çözüm aramak yerine şikayet etmek, aynı hataları tekrarlamak, verimsiz toplantılar yapmak
• Kendini kıyaslamak, herkesi memnun etmek çabasıyla başkalarının istediği hayatı yaşamak

Hayata yeniden başlasaydım, saniyelerin nabzını tutardım.

Dostoyevski, Ünlü Yazar

En Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?

1- Pomodoro Tekniği

İş bitene kadar 25 dakikalık çalışmanın ardından 5 dakikalık molanın verildiği döngülere dayanan zaman yönetimi tekniğidir. 30 dakikalık 4 döngüden sonra uzun bir mola verilebilir ve sayaç kullanılarak teknik kolayca uygulanabilir. Bu teknik sadece zaman yönetimini öğretmekle kalmaz, aynı zamanda hedefler belirleyip onlara ulaşmayı ve mevcut programa bağlı kalmayı öğretir. Teknikteki düzenli molalar tükenmişliği ortadan kaldırıp performansı artırarak; karlılığı ve üretkenliği artırmanın kolay bir yoludur ancak bu teknikteki sabit aralıklar herkeste de işe yaramayabilir. Pomodoro tekniği yaratıcı düşünürler ve iş yükünden tükenenler için idealdir.

2- Eisenhower Matrisi

İşleri önem ve aciliyetlerine göre değerlendirilip, önceliklendirilmesiyle ele alındığı bir zaman yönetimi tekniğidir. Bu teknik kolaylıkla verimliliği artırır ancak öncelikler doğru belirlenmelidir. Eisenhower matrisi tekniği liderlik konumundaki insanlar ve eleştirel düşünürler için idealdir.

3- Kanban Tekniği

Japonların çalışma disiplinine ve kültürüne göre düzenlenmiş olan etkili bir zaman yönetimi tekniğidir. Özellikle proje yönetiminde sıkça başvurulan bu yöntemde yapılacak olan, devam eden ve biten iş öğeleri gruplanıp, ilerleme ve süreç görüntüsü verecek şekilde görselleştirilir. Bu teknik mevcut kapasite ile çalışma taleplerini dengeler, işi yönetilebilir minik parçalara bölüp gidişatı doğrudan gözler önüne serer ve motive edicidir ancak önem ve aciliyet açılarından doğrudan yardımcı olmaz. Ayrıca devam eden iş ögelerinin max. 3 tane ile sınırlandırılması gerekir. Kanban tekniği proje yönetimi yapanlar ve görsel zekası yüksek olanlar için idealdir.

4- Zaman Bloklama Yöntemi

Günü önceden planlamak ve belirli işleri gerçekleştirmek için belirli saatleri ayırmak esasına dayanan bir zaman yönetimi tekniğidir. İşlerin planlanıp zaman bloklarının atanması (‘örnek‘), işlerin planlara göre gerçekleştirilmesi ve gerekirse revizyon yapılması aşamalarından oluşan bu tekniği Elon Musk popülerleştirmiştir. Bu teknik günü takip etmenin kapsamlı bir yoludur ve genel iş yükünü daha iyi kontrol etmeyi sağlar ancak beklenmedik kesintiler programı bozabilir, planlama aşaması zaman alıcıdır ve olası planlama hataları ciddi zaman ve emek kaybına yol açabilir. Zaman bloklama tekniği çalışan öğrenciler/veliler ile analitik düşünürler için idealdir.

5- İşleri Yerine Koyma Metodu (GTD)

Mevcut işler üzerinde beyin fırtınası yapmayı ve basit bir yapılacaklar listesi haline getirmeyi sağlayan bir zaman yönetimi tekniğidir. Gereken işlerin not edilmesi, bunların uygulanabilir olup olmadığının netleştirilmesi, işlerin gruplandırılması, önceliklerin belirlenmesi ve harekete geçilmesi adımlarından oluşur. Bu teknik çok yönlü ve bilgece seçimler yaparak hayatın her alanında üretkenliği ve verimliliği önemli ölçüde artırmak için idealdir ancak dikkat dağıtıcı şeylerle başa çıkmak için yönergeler sağlamaz. İşleri yerine koyma tekniği her seferinde tek bir şeye odaklanmakta zorlananlar ve günlük hayatta bunalmış hissedenler için idealdir.

6- O Kurbağayı Ye Tekniği

Sabah ilk iş olarak sıkıcı, zor veya zahmetli olduğu için hiç yapılmak istenmeyen, sürekli olarak ertelenen ama yapılması gereken işle güne başlanması esasına dayanan bir zaman yönetimi tekniğidir. Bu teknik ile üşenmenin ve ertelemenin önüne geçildiği için günün geri kalanında motive edip enerji verir ve görevlere öncelik vermeyi kolaylaştırır ancak güne moral bozucu zor bir başlangıç yaptırır ve katı yapısı sebebiyle değişken iş senaryoları için pratik olmayabilir. O kurbağayı ye tekniği soyut düşünürler ve uzun vadeli hedefleri olan insanlar için idealdir.

7- Hızlı Planlama Yöntemi (RPM)

‘Sonuç, amaç ve büyük eylem planı‘ esasına dayanan ve beyni istenilen şeylerin vizyonuna odaklayarak onu gerçeğe dönüştürebilmek için eğitmenin bir yolu olarak da bilinen bir zaman yönetimi tekniğidir. Olası hedeflerin belirlenmesi, gruplanması, hedefler için RPM bloklarının (sonuçlar, amaçlar, eylem planları) oluşturulması ve harekete geçilmesi adımlarından oluşur. Bu teknik uzun vadeli hedefleri düşünüp bunları kısa vadeli hedeflerle uyumlu hale getirmeyi de sağlar ancak bütün bu planlamaları yapmak ve sonuçları gözden geçirmek zaman alıcıdır. Hızlı planlama tekniği çalışan öğrenciler/veliler ile uzun vadeli hedefleri olanlar için idealdir.

8- POSEC Yöntemi

Görevleri önem derecesine göre birden çok kategoriye ayırmayı ve her birine yeterli miktarda zaman ve çaba ayırmayı hedefleyen bilinen bir zaman yönetimi tekniğidir. POSEC açılış olarak önceliklendirme (hedefler ve zaman), organize etme (aile ve finans), düzenleme (iş ve ev işleri), tasarruf etme (hobiler ve sosyalleşme) ve katkı sağlama (sosyal yükümlülükler) anlamına gelir. Bu teknik sadece iş değil aynı zamanda kişisel faaliyetler ve özel hayat için zaman ayırmaya yardımcıdır ancak günlük işleri düzenlemek için pratik değildir. POSEC yöntemi akıllı hedef belirleyenler için idealdir ve bu tekniğin kökleri Maslow’un ihtiyaçlar hiyerarşisine dayanır.
(Ayrıca Bakınız: Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi Nedir?)

9- Biyolojik Saati Kullanma

Kişinin vücudunu tanıyıp vücudunun doğal imkanlarından en iyi şekilde yararlanmasını sağlayan bir zaman yönetimi tekniğidir. 3 hafta boyunca kişinin uyanık olduğu süre boyunca odaklanma, enerji ve motivasyonunu kaydedip görevlerin bu değişkenlerin en başarılı olduğu saatlerde yapılması esasına dayanır. Bu teknik kişinin en yüksek potansiyeline sahip olduğu saatleri bulmasını sağlar ama önceliklendirme, stres yönetimi, dikkat dağıtıcılar vb. konularda yönergeler sağlamaz. Biyolojik saati kullanma yöntemi çok boyutlu düşünenler için idealdir. Mesela zihinsel efor gerektiren işleri sabah saatlerinde; eğlenme, dinlenme, hobi, kişisel bakım tarzı aktiviteleri günün ilerleyen saatlerinde yapmak önemli bir zaman tasarrufu sağlayabilir.
(Ayrıca Bakınız: Biyolojik Saat Nedir? Ne İşe Yarar? Nasıl Sağlıklı Olur?)

Gün İçerisinde Zaman Artırma Yöntemleri Nelerdir?

Zamanı iyi yönetmek sadece daha fazlasını yapmakla ilgili değildir. Uyku ve iş sebebiyle bir gün aslında 24 saat değildir. İstatistiklere göre bir yetişkinin günde sadece ortalama 5,27 saat boş zamanı bulunur. (1) Bu süre yan işlerden kişisel bakıma kadar her şey için sahip olunan kısıtlı vakittir. Bu sebeple tıpkı bütçeleme ile paradan tasarruf edilmesi gibi zaman yönetimi ile gün içerisinde boş zaman artırılabilir. Bunun içinse zaman denetimi yapılarak gün içerisinde ne kadar vaktin neye harcandığı gruplanıp kategorize edilip sonuçlar analiz edilmelidir (‘örnek‘).

Ardından öncelikler belirlenmeli ve zaman bütçesi oluşturulmalıdır (günde 2 saat aileyle vakit geçirmek vb.). Öncelikler belirlenirken seçeneklere boğulup odaklanma eksikliği yaşamamak ve kaçınılmaz olarak analiz felci yaşamamak için liste olabildiğince azaltılmalıdır. Daha sonra ise en uygun zaman yönetimi tekniği seçilerek yardımcı bir araç (boş bir kağıt, günlük planlayıcı, takvim, yapılacaklar listesi uygulaması vb.) vasıtasıyla uygulanmalıdır. Odaklanma, tamamlayıcı görevleri paketleme (çocuklarla vakit geçirirken ev işlerini de yapmak vb.), teknolojik araçlarla işleri otomatikleşme ve endişe ile odaklanma eksikliğini önlemek için rahatlama şarttır. Mola, iş saatlerini belirleme (bloklama), tatil, egzersiz ve uyku uzmanlara göre etkili rahatlatıcılardır.

Zaman, para gibi bir servettir ancak geri getirilemez. Banka hesabınızda 100.000 lira para olduğunu ve bir hackerin 10 liranızı çaldığını farz edelim. Kalan 99.990 lirayı o troll hackeri bulmak için mi harcardınız? Tıpkı bunun gibi size armağan edilen 10.000 saniyeyi de biri gelip 10 saniye canınızı sıktı diye harcamayın.

Anonim

Zamanı verimli kullanıp doğru yönetmek için kişi için ideal tekniğin uygulanmasının yanı sıra bir takım unsurlara da dikkat etmeyi gerektirir. Etkili not tutmak, hayır diyebilmek, hızlı okuma ve anlama teknikleri kullanmak, stresi kontrol altında tutmak, işi bitirmek için aceleci olmamak, bütün işler için son tarihi not alarak bu tarihe göre hareket etmek, planlı ve ölçülü molalar vermek, aşırı bilgi almamak, güne erken başlamak, daha çok iş üstlenmekten kaçınmak, fomo (günceli kaçırma korkusuyla haberleri takip etmek için fazla zaman ayırma) konusunda dikkatli olmak ve teknolojiyi boş yere kullanmamak dikkat edilmesi gereken noktalardır. Elbette başa çıkılabilecekten fazla sorumluluk almamak işlerin mesai saati dışına taşmaması için önemlidir.