Proje Yönetimi Nedir? Nasıl Yapılır?

📌 Proje Yönetimi Nedir: Belirli bir projenin hedeflerine ve amaçlarına ulaşıp bitirilmesi için kaynaklarının planlanması, organize edilmesi, tedarik edilmesi ve yönetilmesini sağlamak için kullanılan çok disiplinli bir tür yönetim pratiğidir. Proje yönetimi sürecinde her bir projenin kendi hedeflerine, kaynaklarına ve takvimine bağlı olarak entegrasyon, kapsam, zaman, kalite, maliyet, tedarik, insan kaynakları, iletişim, risk ve paydaş yönetimlerine benzersiz bir şekilde odaklanılır. Kaliteli bir proje tesliminin gerçekleştirilmesini hedefleyen proje yönetim ilkeleri, bilgileri, araçları, teknikleri, prosedürleri, ve metodolojileri iş dünyasında sıkça kullanılır.

En Popüler Proje Yönetimi Metodolojileri Nelerdir?

.1-. Şelale (Waterfall): Projenin birbirinden bağımsız farklı aşamalara bölündüğü ve aşamalar arasında sırasıyla hareket edilen (yani hiçbir aşama tamamlanmadan sonraki aşamalara geçiş yapılamayan) doğrusal, ihtiyaç odaklı ve geleneksel bir yaklaşımdır. Bu yaklaşımdaki aşamalar tipik olarak gereksinimleri toplama, analiz, tasarım, uygulama, test ve bakım süreçlerini içerir. Şelale metodolojisi sabit gereksinimleri ve iyi tanımlanmış hedefleri olan projeler için verimli çalışsa da, sık güncellemeler veya hızlı yinelemeler gerektiren uygulamalar için uygun değildir.

.2-. Çevik (Agile): İş dünyasının gelişen dinamikleriyle başa çıkmak ve projeleri daha etkin bir şekilde yönetmek için belirli sabit bir sırayı takip etmek yerine projenin farklı yönleri üzerinde paralel olarak çalışmayı temel alan bir yaklaşımdır. Yani planlara ve süreçlere sıkı sıkıya bağlı kalmak yerine esnekliği vurgulayan bir alternatiftir. Çevik proje yönetimi düzenli geri bildirim alarak iyileştirmeye, kapsam esnekliğine, ekip girdisine ve yüksek kalitede ürünleri sunmaya odaklanır. Çevik metodoloji, kaynakların daha verimli kullanımını sağladığı için hızlı sonuçlar alınmak istenen ve sık güncellemeler veya hızlı yinelemeler gerektiren projeler için idealdir.

.3-. Scrum: Kompleks projelerin daha hızlı ve etkili bir şekilde yürütülmesi için kullanılan bir tür çevik proje yönetimi metodolojisidir. Projelerin küçük parçalara bölünerek, ekiplerin belirli bir süre içerisinde bu parçalar üzerinde çalıştıkları tekrarlara dayalı bu yöntemde, iterasyonlar işlevsel ürün parçalarının elde edildiği aşamaları temsil eder. Hem ürün sahibi ile hem de ekip içerisinde iletişime önem verilerek düzenli geri bildirim ve planlamalar ile hedefe ulaşılan bu çerçeve; esneklik, şeffaflık ve adaptasyon yeteneği ile tanınır. Ancak burada proje ekibi kendi kendini yönettiği için, ekip disiplinli ve motive olmazsa daha yüksek başarısızlık riski bulunur.

.4-. Kanban: Projenin ilerleyişini görsel bir şekilde takip etmek ve yönetmek için kullanılan bir çevik yönetim metodolojisidir. Görevlerin her aşamasının bir tahta (Kanban panosu) üzerinde kart veya post-it gibi görsel öğelerle temsil edilerek iş akışını yönetmeyi, iş süreçlerini daha şeffaf ve etkili hale getirmeyi sağlayan bu teknikte, iş akışının ve ilerlemenin tüm katılımcılar için net olması sağlanarak verimsizliğin iyileştirilmesi sağlanır. Kanban özellikle işin taleplere hızlı bir şekilde yanıt vermesi gerektiği (yani sürekli değişen) projeler için ideal olsa da, bir projede çok fazla faaliyet veya görev birbiriyle ilişkiliyse Kanban’ı uygulamak zorlayıcı olabilir.
(Ayrıca Bakınız: En Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?)

Proje Yönetiminde Başarılı Olmak İçin Gereken Beceriler Nelerdir?

Başarılı bir proje yönetiminde müşteri memnuniyetine odaklanılır, değişen gereksinimlere hızlıca uyum sağlanabilir, disiplinli şekilde ve sık aralıklarla kaliteli iş teslim edilir, ekipler arası iletişime önem verilerek her açıdan ince işçilik ortaya koyulur. Bu sebeple günümüzün proje yönetimi dünyasındaki ileri görüşlü yöneticiler ve akıllı liderler yalnızca temel becerilere bağlı kalmak yerine farklı tür projelerin gerektirdiği farklı şartlara uyum sağlayabilmek için modern çağın gereklilikleri temelinde çeşitli beceri setlerini nasıl birlikte kullanabileceklerini bilirler.
(Ayrıca Bakınız: 21. Yüzyıl Becerileri ve Geliştirme Yolları)

Günümüz dünyasında proje yönetiminde başarılı olmak için gereken temel beceriler şunlardır:
✅ Sosyal beceriler, etkili iletişim ve ikna becerileri, çatışma yönetimi ve müzakere edebilmek
✅ Organizasyon becerileri, iş analizi, etkili planlama, akıllı hedef belirleme ve problem çözme
✅ Liderlik, ekip / takım yönetimi, eleştirel düşünme, adaptasyon, objektiflik ve soğukkanlılık
✅ Zaman yönetimi, risk ve kriz yönetimi, stres yönetimi, maliyet yönetimi ve bütçe yönetimi
✅ Teknolojinin etkin ve verimli kullanımı, disiplin ve motivasyon, esneklik ve sürdürülebilirlik

Proje Yönetimi Nasıl Yapılır? Aşamaları Nelerdir?

Proje sürecini yürütmek için tercih edilebilecek çok çeşitli yöntemler ve yaklaşımlar bulunsa da proje yönetimi terminolojisi genellikle sırasıyla proje hedeflerinin tanımlanması, hedeflere ulaşmak için gereken adımların ana hatlarının çizilmesi, adımları gerçekleştirmek için gereken kaynakların belirlenmesi, her bir adım için ve bir bütün olarak proje için gereken bütçenin ve zamanın belirlenmesi, risk analizi yapılarak risklerin ve sorunların yönetilmesi, işin fiili olarak uygulaması ve yürütmesinin denetlenmesi ile bitmiş sonucun teslim edilmesi adımlarını içerir.

Adım-1: Projeyi Planlama ve Ekip Kurma

Proje başlangıcında toplantılar yapılarak ihtiyaçlar belirlenir, proje planı oluşturulur ve proje ekipleri kurulur. Proje büyük bir sorumluluktur ancak proje tanımlanırken proje süresince bir referans niteliği taşıyacak ve ekibin peşinen onaylayacağı bir planın olması işlerin üstesinden gelmeyi kolaylaştıracaktır. Proje planları, hedeflerin belirlenerek bunların uygulanabilir küçük adımlara ayrılması ile yapılır. Proje planı ana hatlarıyla amaçlar, gereksinimleri ortaya çıkaran kapsam, kaynaklar (bütçe, kullanılacak teknoloji, ekibin görev ve sorumlulukları vb.), program, varsayımlar, bağlılıklar, risk değerlendirmesi ile yönetim planı, ve değişim kontrol planını içerir.
(Ayrıca Bakınız: En İyi Hedef Belirleme ve Planlama Stratejileri)

Adım-2: İş Analizi ve Tasarım

Projenin belirlenen hedeflere ulaşabilmesi için ortaya çıkan ihtiyaçların titizlikle incelenerek bu ihtiyaçlara yönelik ve projenin genel hedefleriyle uyumlu olan etkili çözümlerin önerilmesi ve sunulan çözümlerin gerçekleştirilmesi için gerekli görevlerin düzenlenmesi gerekmektedir. Bu ise yapılacaklar listesi oluşturulmasını, her adımın zaman gereksiniminin ve maliyetinin tahmin edilmesini, görevlerin zaman çizelgesine göre düzenlenmesini ve proje katılımcılarına görevler atanmasını içerir. Ancak bu süreçlere kullanıcı odaklı tasarım metodolojileri dahil edilmelidir.
(Ayrıca Bakınız: Kullanıcı Deneyimi (UX) Nedir? Nasıl Geliştirilir?)

Adım-3: Uygulama (Gerçekleştirme)

Planlama ve tasarım aşamaları tamamlandıktan sonra, belirlenen teknolojik altyapıyla projenin adımlarının uygulanmasına başlanmalıdır. Projenin hayata geçirilmesi için en uygun yaklaşım genellikle projenin özellikleri, organizasyonel gereksinimler, kurumsal kültür ve projede çalışan personelin becerileri gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak değişiklik gösterir. Bu aşama geliştirme, test etme, raporlama, faaliyetleri tamamlayarak anahtar çıktı oluşturma, risk yönetimi, kriz yönetimi, değişiklik yönetimi, ek planlama ve doküman tasarımı gibi unsurları içermektedir.

Adım-4: Projenin Test Edilmesi ve İncelenmesi

Proje hazırlık aşamasını tamamlandıktan sonra projenin yürürlüğe girmesi, test edilmesi ve geri dönüşlere göre gerekli iyileştirmelerin yapılması gerekir. Proje ekibinden geri bildirimler toplanarak ve testlerden elde edilen sonuçlar değerlendirilerek başarısız durum senaryolarını düzeltmek için etkili yollar aranmalıdır. Bu aşamada güçlü bir ekip çalışması anlayışıyla hareket etmek önemli olup, proje ekibinin başarılı olabilmesi için süreç içerisinde gerçekleşmesi olası istenmeyen durumlara karşı anlayışlı olması ve uyum sağlaması gerektiği unutulmamalıdır.
(Ayrıca Bakınız: Nasıl Başarılı Olunur? [Başarının Sırrı])

Adım-5: Projenin Yayınlanması ve Sonuçların Raporlanması

Proje üzerinde gerekli düzeltme ve iyileştirmeler yapıldıktan sonra proje teslim edilip gerçek zamanlı olarak yayınlanır. Ardından proje sonucunda ortaya çıkan ürün veya hizmeti müşteri ihtiyaçlarına uygun olan en ideal şekle getirmek için geri bildirim ve veriler toplanarak ekstra geliştirmeler yapılabilir. Nitekim rekabet yüzyılında hissiyata ve daha önceki deneyimlerden hareketle tahminlere dayalı iş kararları için yer yoktur. Bu sebeple başarılı işletme sahipleri, gelecekteki yeni iş stratejilerini geliştirmelerine yardımcı olan farklı türden verileri toplamakta ve yönetmektedir. Bu aşamada ise hiç şüphesiz farklı iş gruplarına farklı görevler düşmektedir.

Proje Yönetiminde En Çok Yapılan Hatalar Nelerdir?

• Net ve ölçülebilir proje hedefleri belirlenmemesi veya gerçekçi bir proje planının olmaması
• Ekip üyelerinin yeterli eğitim ve deneyime sahip olmaması, ekipte iş birliği eksikliği olması
• Proje için gereken kaynakların (insan, para, teknik vb.) yetersiz olması ve yanlış kullanılması
• Ekip üyeleri, paydaşlar ve diğer ilgili taraflar arasındaki iletişim ve geri bildirim problemleri
• Risk yönetiminin, rutin testlerin, kalite yönetiminin ve değişiklik kontrolünün ihmal edilmesi
• Projedeki ilerlemeyi düzenli olarak izlememek veya proje performansını değerlendirmemek
• Müşteri beklentileri ve geri bildirimlerinin dikkate alınmaması, planın sürekli değiştirilmesi
(Ayrıca Bakınız: İş Hayatında Başarılı Olmak İçin En İyi Tavsiyeler)